GTD - Processamento

Segunda parte do GTD: o processamento ou "como esvaziar a entrada".


Nesta etapa, iremos decidir o que fazer com a tralha reunida na caixa de entrada. Vale ressaltar que esvaziar a entrada não significa que iremos executar todas as tarefas pendentes que identificarmos, mas sim que iremos identificar cada item e decidir o que ele é, o que representa e o que fazer com ele.


A imagem que ilustra o post é o diagrama desenvolvido pelo David Allen para o fluxo de trabalho. O foco desta segunda etapa está identificado pelas caixas em negrito.


Assim, após ter reunido toda a tralha, vamos decidir o que cada coisa é. Se nada pode ser feito pelo item em questão, temos três opções:

• Lixo (autoexplicativo);
• Algum dia / Talvez; e
• Referência.

O "algum dia/talvez" é o local para onde vão as informações a serem incubadas. É como se estivéssemos dizendo: "não há nada a fazer sobre isso agora, mas no futuro pode haver". Tudo o que for recolhido para incubação vai para a categoria "pendente", a qual será organizada no futuro.

O arquivo de referência guardará toda a informação potencialmente útil sobre projetos e tópicos (lembrando que projeto é tudo aquilo que demanda mais de uma ação para se completar). Esse sistema de arquivamento deve ser fácil e rápido; quanto mais próximo de você ele estiver, melhor. Isso porque se não for dessa forma, ficaremos com preguiça para manter o sistema funcionando e acabaremos por deixar acumular um monte de coisas para arquivamento.

Se o item é passível de ação, nós precisaremos decidir qual será a próxima ação. Se essa ação levar menos de dois minutos para ser feita, devemos fazê-la de imediato. Dois minutos é o tempo razoável para realizar atividades simples e que acabem por reduzir a quantidade de material a ser organizado mais tarde. Claro que isso não é uma regra absoluta, e pode ser extendida até cinco minutos, por exemplo, a depender de cada pessoa/caso.

Se não for possível realizar a ação em dois minutos, devemos nos perguntar se somos a pessoa adequada para realizá-la. Se não, devemos delegá-la a outra pessoa e acrescentá-la à nossa lista de "pendente" para acompanhamento. Não esquecer de incluir a data em que a ação foi delegada para um melhor controle!

Se nós mesmos é quem temos que realizar a ação, devemos adiá-la e, por enquanto, também incluí-la na lista de "pendente" para organização posterior.

Tudo aquilo que demanda mais de uma ação será incluído na lista de projetos, uma das listas mais importantes do sistema, pois nos orientará quanto ao local em que estamos e para onde queremos ir. Já falei um pouco sobre isso aqui.

Por fim, algumas dicas:

• Processe primeiro o item de cima da caixa de entrada;
• Processe um item de cada vez; e
• Jamais devolva alguma coisa para a entrada.

Próximo post: organizar!

GTD - Coleta

O David Allen, como já dito anteriormente, desenvolveu um método de organização dividido em cinco etapas:


1. Coletar
2. Processar
3. Organizar
4. Revisar
5. Executar


Falarei de cada uma dessas etapas em posts separados. Hoje o tema é a coleta.


Basicamente, a coleta se resume em juntar toda a tralha em algum lugar. Se alguma informação está na sua cabeça, significa que ela é tralha. Para o autor, tralha é qualquer coisa que você deixou entrar em seu mundo psicológico ou físico, mas para a qual você não definiu o resultado/destino desejado, nem a próxima ação.


Nós temos o hábito de armazenar a tralha somente na nossa mente, o que é errado. Se uma coisa fica em nossa mente, é porque queremos que ela seja diferente do que é atualmente. Isso acontece porque:

• não temos clareza sobre qual é, exatamente, o resultado pretendido;
• não decidimos ainda qual será o nosso próximo passo;
• não colocamos lembretes sobre a coisa que está na nossa cabeça em um sistema realmente confiável.

Manter as informações na nossa mente é um fator de distração e stress, pois a nossa mente vai insistir em constantemente nos lembrar delas justo quando não podemos fazer nada a respeito.

Assim, a melhor saída é coletar toda essa tralha numa caixa de entrada e em seguida processá-la. "A maior parte do stress que as pessoas vivenciam é proveniente dos compromissos mal administrados que elas assumem ou aceitam".

Devemos criar o hábito de manter a mente clara como a água, para podermos ajustar nosso foco e nossas ações adequadamente.

O ato de coletar a tralha quer dizer que simplesmente iremos parar de tentar resolver tudo o que está à nossa volta e juntar tudo o que temos pendente e necessitando de alguma ação, para então fazer alguma coisa a respeito.

O David Allen lista os seguintes motivos para realizar a coleta:

• É útil para ter uma sensação do volume de tralha que você precisa administrar.
• Mostra a você o "final do túnel".
• Enquanto você está processando e organizando, não vai querer ser distraído, psicologicamente, por uma massa amorfa de tralha que possa estar ainda "em algum lugar". Uma vez que você tem todos os itens que merecem sua atenção reunidos num só lugar, vai automaticamente funcionar num estado de maior foco e controle.

E não há desculpas! Se uma coisa ou um objeto é grande demais para caber em sua caixa de entrada, basta escrever o nome dela em uma folha de papel em branco e incluí-la na coleta. Se a sua caixa de entrada não for suficiente para toda a quantidade de papel e objetos que você precisa fazer algo a respeito, basta ir criando novas pilhas em volta dela.

Para fazer uma coleta adequada, devemos parar de tentar resolver tudo a todo instante. Devemos mexer lá dentro de nossas mentes atrás de alguma coisa que ficou pendente ou mal resolvida e acrescentá-la à nossa lista. Devemos libertar a mente para que ela nos solte todas as informações que ela tem, sem julgamentos, sem decisões antecipadas. Isso é conhecido como brainstorming.

E não basta apenas acumular todas as coisas em um único local. Nós devemos fazer isso reservando tempo para podermos processar toda essa informação de uma só vez e em breve. Se em um dia nós coletamos, no dia seguinte nós processamos. Não adianta coletar aquele monte de informações e deixá-las jogadas num canto sem fazer nada.

Além disso, eventualmente pode surgir aquele lembrete de algo que era muito importante/urgente para ser feito e que você não fez. Nesse caso, a primeira vontade é a de resolver essa situação, mas, a princípio, não é isso o que se deve fazer.

"Se isso acontecer a você, pergunte-se antes se é um item que realmente tem de ser administrado antes de você completar esse período inicial de implementação. Em caso afirmativo, é melhor lidar com ele imediatamente, para tirá-lo logo da cabeça. Em caso negativo, vá em frente e coloque-o na caixa de entrada. De qualquer maneira, você vai processá-la e esvaziá-la rapidamente, então não há como perder o item".

O próximo passo, após a coleta, é o processamento, sobre o qual falarei no próximo post. Até lá.

Prioridades para a Vida

Estou iniciando hoje uma série de posts sobre o livro que estou lendo: A Arte de Fazer Acontecer, do David Allen. Para os íntimos, é o GTD (Getting Things Done).


Esse livro do David Allen é sobre administração do tempo e produtividade e é muito bom. Em seguida farei posts sobre o método que ele discute no livro, mas neste post de hoje eu falarei sobre outro tópico que me chamou a atenção.


Para o autor, todas as nossas atitudes devem estar sempre focadas nas nossas prioridades. A grande dificuldade das pessoas em fazerem as coisas funcionarem adequadamente e darem certo em suas vidas é justamente a falta de foco ou de definição de prioridades.


Ele fala que para nós sabermos quais são nossas prioridades, nós temos primeiramente que saber qual é o nosso trabalho. No início do livro ele faz a seguinte afirmação:

"Considero o termo 'trabalho', em seu sentido mais universal, como qualquer coisa que você deseja ou precisa que seja diferente da forma que é atualmente. Muitas pessoas fazem uma distinção entre 'trabalho' e 'vida pessoal', mas eu não. Para mim, semear o jardim ou atualizar meu testamento é 'trabalho' do mesmo jeito que escrever este livro ou treinar um cliente. Todos os métodos e técnicas deste livro são aplicáveis em todo o espectro vida/trabalho. Afinal, para que sejam eficientes, eles têm de ser aplicáveis a tudo!"

O critério utilizado por ele para definição das prioridades é uma analogia aeroespacial. Assim:

• 50 mil pés ou mais: Vida
• 40 mil pés: Visão para três a cinco anos
• 30 mil pés: Metas para um a dois anos
• 20 mil pés: Áreas de responsabilidade
• 10 mil pés: Projetos atuais
• Decolagem: Ações atuais

A análise deve ser feita de baixo para cima.

Decolagem: diz respeito a todas as coisas que temos que fazer atualmente. É basicamente a nossa to-do list diária.

10 mil pés: projeto é tudo aquilo que demanda mais de uma ação para ser concluído. Aqui se encontram as tarefas de curto prazo, como organizar um jantar, por exemplo.

20 mil pés: "essas são as áreas-chave dentro das quais você deseja conquistar resultados e manter padrões". Exemplo: planejamento estratégico do setor onde trabalha ou manter o controle sobre as finanças.

30 mil pés: são as coisas que queremos fazer, como uma viagem. "Nessa linha, também em termos pessoais provavelmente vai haver coisas que você gostaria de realizar ou acertar - coisas essas que acrescentarão importância a determinados aspectos de sua vida e diminuirão a de outros".

40 mil pés: aqui é onde ficam as decisões mais importantes a serem tomadas, tendo em vista que qualquer coisa que se decida fazer causará interferência tanto na vida profissional quanto na pessoal em diversos níveis.

50 mil pés: é a razão de ser de todas as nossas escolhas. Por que estamos em determinado emprego? Qual é o papel que desejamos desempenhar na sociedade?

É claro que existem pessoas que não concordam com essa divisão e pessoas a quem ela não se aplica. Essa analogia foi feita apenas para podermos visualizar as coisas que desejamos e o que estamos fazendo para conquistá-las.

Tendo essa visão do conjunto, fica mais fácil tomarmos decisões que tragam algum proveito para o nosso futuro e para o que esperamos atingir na Vida.

Mas não basta apenas fazermos nossas listinhas e deixarmos elas de lado. É necessário que se faça revisão constante, a fim de ajustarmos aquilo que estiver saindo da rota e sermos mais eficientes.

E é desta forma que ele chega na técnica ensinada no livro, da qual falarei futuramente. Até mais!

Praticando o desapego - Sapatos

Eis a minha "coleção" de sapatos. Shame on me. Eu realmente preciso de TRINTA pares de sapatos? Isso sem contar os dois pares de tênis que eu tenho.


E eu estava achando que tinha cinco pares de sapatos pretos. Pois é, eu, na verdade, tinha DEZ pares.


Tirei todos os sapatos que me machucam de qualquer forma e que não me agradam mais e sobrou a metade:

Eu sei que na foto constam dezesseis pares de sapatos, mas na verdade eu agora tenho quinze pares, pois o segundo sapato da direita para esquerda da fila lá de cima eu dei também.


Mantive três pares um tanto mais arrumados porque sempre aparece alguma festa para ir e não dá pra ficar comprando sapato só para essas ocasiões. Tirando esses três, de salto alto só ficou um peep toe preto, de salto médio um sapato marron e um preto, de salto pequeno mais um preto e o restante é composto por sapatilhas, rasteirinhas e um oxford.


É isso então. Próximo alvo: minhas roupas.

Organizando - Parte 3

Essa foi uma das partes mais difíceis de arrumar do quarto. Não pelo apego às coisas, mas pela quantidade de coisas inúteis que eu estava guardando. Joguei muita coisa fora.


Meu objetivo era tirar essa coisa horrorosa do meu quarto e eu consegui o/. Estou tão feliz!!


Os papéis que realmente eram importantes eu guardei em uma das divisórias do meu guarda roupa. Os produtos eu guardei junto com os meus cosméticos (que já reduzi bastante, então estava sobrando espaço).


Guardei os livros das Crônicas de Gelo e Fogo na prateleira dos livros e coloquei as revistas onde estão todas as outras.


Agora eu tenho mais espaço no meu quarto. Olha só como ficou:

Organizando - Parte 2

Olha! Eu tenho uma mesa! hehehe


Brincadeiras à parte, essa é a minha mesa organizada. Passei cerca de uma hora guardando tudo o que tinha em cima dela e limpando-a.


Como se pode perceber, eu tenho muitos livros e revistas, e eles só estão no chão porque não tenho mais onde colocá-los (o que mudará a partir do próximo mês quando colocarei algumas prateleiras nas paredes).


Na minha mesa tinha:

• Roupas limpas para passar;
• Papéis relacionados aos meus estudos;
• Recibos de compras;
• Livros, mangás e revistas;
• Minhas agendas;
• Meu caderno de anotações.

Pela lógica, eu sei que seria melhor pegar todas as roupas limpas e passá-las todas de uma vez. Mas eu ainda estou no processo de implantação da disposição na minha vida e eu sei que se eu fosse esperá-la para arrumar minhas roupas (e, consequentemente, a minha mesa), nunca começaria. Assim, coloquei todas as roupas em cabides e guardei-as no guarda-roupa. À medida que for precisando delas, vou passando.


Juntei todos os meus papéis com anotações dos meus estudos e deixei-os separados para guardar em pasta própria.


Joguei fora todos os recibos de compras e guardei meus livros, mangás e revistas em seus respectivos lugares.


Deixei minhas agendas e meu caderno de anotações na pilha de livros à esquerda da minha mesa. Desta forma eles ficam de fácil acesso e não ficam ocupando espaço na minha mini mesa.


E é isso. O próximo passo vai ser umas prateleiras que tenho do lado direito da minha mesa com mais revistas, uns produtos que eu pretendia vender, e mais outra papelada.

Organizando - Parte 1

Sem exageros, meu quarto está estava assim. Um amontoado de roupas na mesa, mil papéis pelo chão e sapatos espalhados por todos os lados. Isso sem contar a quantidade de livros e revistas que tenho "guardados" pelo quarto.


Resumindo: caos total. Estava quase impossível andar. Para chegar ao meu guarda-roupa, eu tinha que sair saltando entre papéis e sapatos.


É, eu sei, isso é muito feio.


Eu sempre tentei manter meu quarto organizado, mas nunca consegui. Eu arrumo, depois bagunço. Depois arrumo, depois bagunço de novo, e sempre foi assim.


A situação realmente está crítica e eu estava tão desorientada que não sabia por onde começar. Até que me lembrei de um dos ensinamentos da FlyLady, no qual ela fala que primeiro temos que organizar a bagunça visível.


Minha mesa e o chão do meu quarto estavam horríveis, mas para eu limpar minha mesa precisarei de espaço para circular, e como vou circular pelo quarto se o chão está uma zona?


Então comecei pelo chão. Nele estavam:

• minha mochila com alguns livros dentro;
• materiais de escritório (que eu trouxe do meu antigo setor para o novo mas que misteriosamente se alojou no meu quarto);
• vários livros para doação;
• roupas para lavar;
• sapatos;
• a pasta do notebook;
• a bolsa do yoga;
• MUITOS papéis de rascunho.

Comecei guardando a minha mochila no cabide atrás da porta. Nisso, vi uma bolsa que não uso, não quero mais e, portanto, vou doar para alguma amiga que a queira. Aproveitei a disposição e organizei as bolsas que estavam no cabide. Também guardei a pasta do notebook e a bolsa do yoga.

O material de escritório eu guardei numa sacola para realmente levá-lo para o trabalho amanhã.

Coloquei os livros para doação ao lado das minhas revistas, todos empilhadinhos, para ir doando aos poucos (já que estou sem carro).

Guardei as roupas que tenho para lavar no cesto.

Guardando os sapatos, me dei conta de que tenho cinco pares de sapatos pretos. Gente, para quê uma pessoa com apenas dois pés precisa de cinco pares de sapatos praticamente idênticos? Consumismo, você não me pertence mais. Vou praticar o desapego também com meus sapatos.

Por fim, os papéis. Eu sou uma pessoa que costuma preservar o meio ambiente e por isso sempre guardo papéis que podem ser usados como rascunho. Mas eu já estava com DUAS RESMAS de papel de rascunho no chão do meu quarto.

Queridas árvores, eu amo vocês, mas primeiramente eu amo a mim e o meu bem-estar. Eu realmente não tinha onde enfiar esse tanto de papel e pra mim chega! Estou cansada de me sentir imprensada no meu quarto entre as minhas coisas. Chega de tantos objetos. Eu quero um espaço livre de tralha e fácil de manter a organização. Afinal, de que adianta eu pensar no meio ambiente se não consigo sequer cuidar do meu próprio quarto?

E assim eu venci a primeira etapa da organização do meu quarto. Amanhã partirei para a mesa e depois para o restante do quarto. Em breve farei um post (ou alguns) sobre a prática do desapego das coisas que não uso/não preciso/não me servem mais.

Por enquanto me recuso a postar alguma foto da situação, porque ela está muito feia e eu não vou queimar meu filme hahaha ;D.

A vida merece um tempo para ela

Por Walcyr Carrasco


Sempre me espanto com a pressa dos outros. Vivo na ponte aérea Rio-São Paulo. Quando o voo é anunciado, é o estouro da boiada. Os passageiros correm em busca dos primeiros lugares na fila. Quem tem prioridade amontoa-se na frente. Já presenciei uma senhora com um filho pequeno ser expelida para fora da área VIP por um banco de executivos de terno e gravata, certamente preferenciais por milhagem. Quis ajudar:


- Vá para a frente. Está com criança.


Abanou a cabeça, desconsolada.


- Melhor não. Eu espero.


Certamente, atropelariam o garotinho!


Impossível entender tanta pressa no embarque. O lugar está marcado. Todo mundo vai sentar. Até para acomodar a bagagem de mão tenho problemas. Outro dia, uma senhora volumosa recusou-se a esperar enquanto eu botava a maleta lá em cima. E me amassou no corredor estreito. Quase derrubei a mala em sua cabeça.


Quando o avião aterrissa, é pior que incêndio. Todos querem sair o mais rápido possível. Se estou no corredor, o passageiro do meu lado levanta-se e fica curvado, à espera de que eu abra caminho. A essas alturas, iniciou-se um empurra-empurra no corredor. Pegar minha bagagem é uma façanha. Desembarcar é mais fácil: os que estão atrás me atiram em direção à saída. E depois passam por mim correndo em direção à escada rolante. No avião, o povo já esqueceu a cortesia.


Já aconteceu comigo e outros amigos. O veículo de trás buzina quando a gente para no sinal vermelho! Depois o motorista xinga quando ultrapassa, como se o errado fosse eu! A estrada para o Litoral Norte de São Paulo tem só uma pista de cada lado. A velocidade é bem sinalizada, considerando as curvas, subidas, descidas. Adianta? Se sigo as placas, alguém cola atrás, me atiça para correr. Dá até medo! Diz um sábio, amigo meu:


- Trânsito é igual a capitalismo selvagem. Todo mundo quer passar por cima do outro.


Voar numa estrada perigosa para ganhar meia hora no final da viagem, qual o sentido?


Fui para a Bahia, no lançamento da minha novela Gabriela, inspirada no livro de Jorge Amado. Encontrei com outro escritor no final da tarde. Ele estava lá havia um dia. Relatou:


- Fui ao Pelourinho, à Igreja do Carmo, à dos Negros, à exposição da casa de Benin, à Fundação Casa de Jorge Amado, vi o acervo, olhei a casa da Gal Costa que agora vendeu e vai ser um hotel de charme, a do Caetano, conheci uma mãe de santo que me leu os búzios e disse que terei muito sucesso, almocei uma moqueca num restaurante típico, passeei na praia, conheci o Mercado Modelo, fui no trapiche, comi um acarajé que dizem que é o melhor daqui...


Só de ouvir, que cansaço!


Perguntei, discreto:


- Veio participar de uma gincana?


Já viajei assim, que arrependimento! Certa vez fui à Grécia com um grupo de amigos. Chegamos de noite em Santorini. Disparamos para os penhascos de manhã, observamos rapidamente os restos das construções de antigos espartanos, passamos pelas vitrines das lojas de suvenires sem tempo para entrar, voamos até as praias só para ver, sem poder mergulhar por causa da agenda, não almoçamos por falta de tempo e desmaiamos cedo nas camas para acordar às 4 da manhã e pegar um voo para Rodes, com conexão em Atenas. Repetimos a correria ilha após ilha. Comentou o amigo sábio:


- Bem, foram os gregos que inventaram a maratona... Foi uma homenagem?


Cheguei ao Brasil exausto das férias.


E os executivos? Tenho um amigo que marca dois, três almoços de negócio por dia. Come um pouco em cada um. Está tratando da úlcera. E o que é pior, com tanta pressa, dá para resolver alguma coisa?


Já vi um sujeito se comportando como um boi furioso simplesmente porque uma senhora andava devagar a sua frente, no corredor do shopping. Esbarrou nela ao ultrapassá-la rapidamente. Gastar uns minutos a mais, que diferença faz?


Todo mundo parece tão apressado que às vezes também sou compelido a resolver as coisas velozmente. Mas faço um esforço para me acalmar.


Até hoje me arrependo da pressa na Grécia. Não conheci o povo, não me dei tempo para simplesmente desfrutar a viagem. Melhor seria ter ido para menos lugares. Quando vejo esses roteiros turísticos prometendo a Europa em 20 dias, dá uma preguiça!


Nada é tão urgente que não possa esperar mais um pouco, penso eu. Ceder passagem a alguém, segurar a porta do elevador... Pequenas gentilezas criam um astral melhor, fazem com que a gente troque sorrisos. O maior beneficiado sou eu mesmo. A vida merece que a gente tenha tempo para ela.

Bali

Finalizando o livro, a autora foi para esse lugar horroroso chamado Bali.


Essa é a parte mais mamão com açúcar do livro. É uma parte interessante, em razão da busca pelo equilíbrio entre prazer e devoção, mas é o típico final feliz de uma comédia romântica.


Não marquei muita coisa nessa parte, mas ela é legal. Vale pela conclusão da história.


Vamos às marcações:

"Estou sempre me lembrando de um dos ensinamentos da minha Guru sobre felicidade. Ela diz que as pessoas tendem a pensar universalmente que a felicidade é um golpe de sorte, algo que talvez lhe aconteça se você tiver sorte suficiente, como o tempo bom. Mas não é assim que a felicidade funciona. A felicidade é consequência de um esforço pessoal. Você luta por ela, faz força para obtê-la, insiste nela, e algumas vezes viaja o mundo à sua procura. Você precisa participar o tempo todo das manifestações de suas próprias bênçãos. E, uma vez alcançado um estado de felicidade, nunca deve relaxar em sua manutenção, deve fazer um esforço sobre-humano para continuar para sempre nadando contra a corrente rumo a essa felicidade, para permanecer flutuando em cima dela. Se não fizer isso, seu contentamento interno irá se esvair. É muito fácil rezar quando se está passando por um momento difícil, mas continuar a rezar mesmo quando a sua crise já passou é como um processo de selamento, que ajuda sua alma a se aferrar às coisas boas que conquistou".

"Perder o equilíbrio às vezes por amor faz parte de uma vida equilibrada".

E que venha julho!