GTD - Coleta

O David Allen, como já dito anteriormente, desenvolveu um método de organização dividido em cinco etapas:


1. Coletar
2. Processar
3. Organizar
4. Revisar
5. Executar


Falarei de cada uma dessas etapas em posts separados. Hoje o tema é a coleta.


Basicamente, a coleta se resume em juntar toda a tralha em algum lugar. Se alguma informação está na sua cabeça, significa que ela é tralha. Para o autor, tralha é qualquer coisa que você deixou entrar em seu mundo psicológico ou físico, mas para a qual você não definiu o resultado/destino desejado, nem a próxima ação.


Nós temos o hábito de armazenar a tralha somente na nossa mente, o que é errado. Se uma coisa fica em nossa mente, é porque queremos que ela seja diferente do que é atualmente. Isso acontece porque:

• não temos clareza sobre qual é, exatamente, o resultado pretendido;
• não decidimos ainda qual será o nosso próximo passo;
• não colocamos lembretes sobre a coisa que está na nossa cabeça em um sistema realmente confiável.

Manter as informações na nossa mente é um fator de distração e stress, pois a nossa mente vai insistir em constantemente nos lembrar delas justo quando não podemos fazer nada a respeito.

Assim, a melhor saída é coletar toda essa tralha numa caixa de entrada e em seguida processá-la. "A maior parte do stress que as pessoas vivenciam é proveniente dos compromissos mal administrados que elas assumem ou aceitam".

Devemos criar o hábito de manter a mente clara como a água, para podermos ajustar nosso foco e nossas ações adequadamente.

O ato de coletar a tralha quer dizer que simplesmente iremos parar de tentar resolver tudo o que está à nossa volta e juntar tudo o que temos pendente e necessitando de alguma ação, para então fazer alguma coisa a respeito.

O David Allen lista os seguintes motivos para realizar a coleta:

• É útil para ter uma sensação do volume de tralha que você precisa administrar.
• Mostra a você o "final do túnel".
• Enquanto você está processando e organizando, não vai querer ser distraído, psicologicamente, por uma massa amorfa de tralha que possa estar ainda "em algum lugar". Uma vez que você tem todos os itens que merecem sua atenção reunidos num só lugar, vai automaticamente funcionar num estado de maior foco e controle.

E não há desculpas! Se uma coisa ou um objeto é grande demais para caber em sua caixa de entrada, basta escrever o nome dela em uma folha de papel em branco e incluí-la na coleta. Se a sua caixa de entrada não for suficiente para toda a quantidade de papel e objetos que você precisa fazer algo a respeito, basta ir criando novas pilhas em volta dela.

Para fazer uma coleta adequada, devemos parar de tentar resolver tudo a todo instante. Devemos mexer lá dentro de nossas mentes atrás de alguma coisa que ficou pendente ou mal resolvida e acrescentá-la à nossa lista. Devemos libertar a mente para que ela nos solte todas as informações que ela tem, sem julgamentos, sem decisões antecipadas. Isso é conhecido como brainstorming.

E não basta apenas acumular todas as coisas em um único local. Nós devemos fazer isso reservando tempo para podermos processar toda essa informação de uma só vez e em breve. Se em um dia nós coletamos, no dia seguinte nós processamos. Não adianta coletar aquele monte de informações e deixá-las jogadas num canto sem fazer nada.

Além disso, eventualmente pode surgir aquele lembrete de algo que era muito importante/urgente para ser feito e que você não fez. Nesse caso, a primeira vontade é a de resolver essa situação, mas, a princípio, não é isso o que se deve fazer.

"Se isso acontecer a você, pergunte-se antes se é um item que realmente tem de ser administrado antes de você completar esse período inicial de implementação. Em caso afirmativo, é melhor lidar com ele imediatamente, para tirá-lo logo da cabeça. Em caso negativo, vá em frente e coloque-o na caixa de entrada. De qualquer maneira, você vai processá-la e esvaziá-la rapidamente, então não há como perder o item".

O próximo passo, após a coleta, é o processamento, sobre o qual falarei no próximo post. Até lá.