GTD - Processamento

Segunda parte do GTD: o processamento ou "como esvaziar a entrada".


Nesta etapa, iremos decidir o que fazer com a tralha reunida na caixa de entrada. Vale ressaltar que esvaziar a entrada não significa que iremos executar todas as tarefas pendentes que identificarmos, mas sim que iremos identificar cada item e decidir o que ele é, o que representa e o que fazer com ele.


A imagem que ilustra o post é o diagrama desenvolvido pelo David Allen para o fluxo de trabalho. O foco desta segunda etapa está identificado pelas caixas em negrito.


Assim, após ter reunido toda a tralha, vamos decidir o que cada coisa é. Se nada pode ser feito pelo item em questão, temos três opções:

• Lixo (autoexplicativo);
• Algum dia / Talvez; e
• Referência.

O "algum dia/talvez" é o local para onde vão as informações a serem incubadas. É como se estivéssemos dizendo: "não há nada a fazer sobre isso agora, mas no futuro pode haver". Tudo o que for recolhido para incubação vai para a categoria "pendente", a qual será organizada no futuro.

O arquivo de referência guardará toda a informação potencialmente útil sobre projetos e tópicos (lembrando que projeto é tudo aquilo que demanda mais de uma ação para se completar). Esse sistema de arquivamento deve ser fácil e rápido; quanto mais próximo de você ele estiver, melhor. Isso porque se não for dessa forma, ficaremos com preguiça para manter o sistema funcionando e acabaremos por deixar acumular um monte de coisas para arquivamento.

Se o item é passível de ação, nós precisaremos decidir qual será a próxima ação. Se essa ação levar menos de dois minutos para ser feita, devemos fazê-la de imediato. Dois minutos é o tempo razoável para realizar atividades simples e que acabem por reduzir a quantidade de material a ser organizado mais tarde. Claro que isso não é uma regra absoluta, e pode ser extendida até cinco minutos, por exemplo, a depender de cada pessoa/caso.

Se não for possível realizar a ação em dois minutos, devemos nos perguntar se somos a pessoa adequada para realizá-la. Se não, devemos delegá-la a outra pessoa e acrescentá-la à nossa lista de "pendente" para acompanhamento. Não esquecer de incluir a data em que a ação foi delegada para um melhor controle!

Se nós mesmos é quem temos que realizar a ação, devemos adiá-la e, por enquanto, também incluí-la na lista de "pendente" para organização posterior.

Tudo aquilo que demanda mais de uma ação será incluído na lista de projetos, uma das listas mais importantes do sistema, pois nos orientará quanto ao local em que estamos e para onde queremos ir. Já falei um pouco sobre isso aqui.

Por fim, algumas dicas:

• Processe primeiro o item de cima da caixa de entrada;
• Processe um item de cada vez; e
• Jamais devolva alguma coisa para a entrada.

Próximo post: organizar!